Gli eventi aziendali, ormai, sono diventati una vera e propria prassi per la stragrande maggioranza delle attività. Proprio per questo motivo occorre prepararli alla perfezione, per fare buona impressione sui partecipanti, specie quando tra loro, ci sono potenziali collaboratori esterni, desiderosi di chiudere proficui affari con la vostra attività.
Ovviamente, bisogna non farsi prendere dall’ansia per i preparativi, al fine di non rischiare di compromettere un evento che, altrimenti, avrebbe tutte le carte in regola per riuscire alla perfezione. Meeting e congressi sono una parte molto importante della vita di chi fa business, ma in linea generale, essi seguono prassi organizzative più o meno simili, rimandando a poche scelte da compiere, in fin dei conti, per pianificare tutto al meglio.
Fortunatamente, la scelta in termini di location per eventi di questo tipo abbonda in Italia, permettendo a chi li organizza di selezionare accuratamente la soluzione migliore per sé ed il resto dei partecipanti. Per fare un esempio, Business Center Hub propone sale meeting da affittare per uno o più giorni a Parma. In questa guida, quindi, ci limiteremo a darvi alcuni consigli per scegliere la location ideale per il proprio meeting di lavoro.
Consigli in merito alla scelta della location per il meeting aziendale
Sono diversi, lo scopriremo di seguito, i parametri da tenere in considerazione quando si sceglie il luogo che andrà ad ospitare il proprio evento aziendale. La primissima cosa da andare a valutare, però, è sicuramente la capienza della sala. Essa è fondamentale, poiché va rapportata al numero di partecipanti previsti per l’evento. Per questo motivo, occorre scegliere accuratamente un luogo che permetta di contenere tutte le persone che saranno coinvolte, facendo attenzione alle norme di sicurezza e alle condizioni dell’edificio prima di sceglierlo.
Un altro parametro molto importante da valutare quando si sceglie la location per il proprio meeting è, ovviamente, dove questo si trovi. Luoghi vicini alle principali diramazioni dei trasporti, come scali aeroportuali e stazioni ferroviarie potrebbero essere più comodi da raggiungere, così come location in centro città. Da non sottovalutare, poi, per contesti leggermente meno formali, luoghi un po’ più fuori mano in cui poter organizzare riunioni all’aperto, sempre se le dinamiche d’ufficio e la tipologia di evento lo permettono.
Un fattore che si collega moltissimo a quest’ultimo citato è, ovviamente, la raggiungibilità. Bisogna chiedersi se i propri ospiti saranno in grado di raggiungere il luogo designato per il meeting senza intoppi e, a questo proposito, è bene tenere d’occhio le possibili opzioni di parcheggio, interni, esterni o convenzionati con la struttura, la connessione coi mezzi pubblici e, come già accennato in precedenza, la vicinanza ad aeroporti e stazioni dei treni.
Questioni organizzative
Il primissimo punto in agenda quando si parla dell’aspetto organizzativo di questo tipo di eventi è il budget disponibile. È necessario, infatti, scendere sempre a patti con la disponibilità del portafoglio personale o di quello dell’azienda, tenendo conto che i meeting siano, in un certo senso, un metodo come un altro per investire, sia nel team building che nella presentazione di nuove idee o nell’instaurazione di nuove collaborazioni.
Una volta fatti i dovuti calcoli al riguardo, quindi, occorrerà pensare al tipo di evento che si vuole organizzare e, di conseguenza, all’atmosfera che si vuole trasmettere, in concomitanza con gli allestimenti necessari per poter portare a casa un buon risultato. Insomma, c’è da interrogarsi sul tenore e sul mood dei propri incontri, al fine di trovare la location ideale per offrire un’esperienza unica, costruttiva e coinvolgente, senza per forza dilapidare un patrimonio. A seconda della portata dell’evento, poi, si potrà scegliere tra contesti più intimi o grandi sale riunioni.