Dalla pianificazione di una festa di compleanno memorabile per tua figlia all’organizzazione di una conferenza di lavoro al Marriott, quasi tutti noi abbiamo una sorta di esperienza nella pianificazione e gestione di eventi.

Le aziende e le agenzie devono assicurarsi che tutto sia perfetto e vada secondo il piano a causa della posta in gioco alta. È necessario coordinare anche i più piccoli dettagli: ogni singola attività prima, durante e dopo l’evento. Devi anche gestire persone da funzioni diverse e assicurarti che siano sulla stessa pagina. Le scadenze e le priorità cambiano sempre e devi fare in modo che i tuoi piani le soddisfino. Anche il più piccolo errore può compromettere la tua credibilità e influenzare la percezione generale della tua attività.

Ecco alcuni suggerimenti da parte di una nota agenzia di organizzazione eventi digitali a Milano.

Come pianifichi e gestisci un evento che le persone ricorderanno? La gestione del progetto può aiutarti.

1. Identificare gli obiettivi e i vincoli effettivi

I vincoli giocano un ruolo enorme quando si pianifica un evento. Potresti avere le migliori idee di decorazione insieme a un sontuoso piano di ristoro, ma è inutile se il tuo cliente non ha il budget per quello. Allo stesso modo, altri fattori come la natura dell’evento, il numero di ospiti e lo scopo giocano un ruolo importante quando decidi queste cose.

Per capire tutto ciò, è fondamentale che gli organizzatori di eventi si siedano con gli stakeholder del progetto e capiscano perché si sta svolgendo l’evento. Non importa se gli obiettivi sono tangibili o intangibili, ma devi capirli completamente.

2. Identificare e assegnare priorità alle attività

Ora che sei consapevole del “perché”, la prossima domanda su cui devi concentrarti è come. Devi capire i requisiti dei tuoi eventi e decidere su cose come il luogo, la scenografia, l’attrezzatura audiovisiva, le degustazioni, ecc. Una volta identificati tutti i compiti, è tempo che tu decida quale ha la precedenza sull’altro e quali dipendono da qualsiasi altro compito.

3. Fissare scadenze e rispettarle

Dopo aver identificato e ordinato le tue attività, il prossimo ordine del giorno è fissare le pietre miliari per te e il tuo team. Le pietre miliari sono il modo più semplice per identificare lo stato di avanzamento del progetto e a che punto sei nel tuo piano. Con le scadenze, hai anche meno possibilità di dimenticarti di completare qualsiasi attività.

Ad esempio, stabilire una scadenza per decidere il servizio di catering esattamente un mese prima dell’evento non solo ridurrà il tuo carico di lavoro, ma ti darà anche il tempo di impostare un possibile piano di emergenza per ogni evenienza.

4. Negoziare, negoziare e poi negoziare

Se la gestione e la pianificazione degli eventi consistessero solo nel tenere traccia di tutto, il lavoro non sarebbe pagato così bene. Un organizzatore di eventi deve anche avere una solida conoscenza della loro comunicazione e di altri tipi di competenze trasversali. Molto probabilmente sarai responsabile della collaborazione con i fornitori e avere forti capacità di contrattazione e negoziazione potrebbe aiutarti a allungare il tuo budget e assicurarti che tutte le scadenze siano rispettate.

5. Tieni traccia della tua squadra attraverso controlli regolari

Non è sufficiente creare solo scadenze. In qualità di organizzatore di eventi, devi aggiornare frequentemente te stesso e i membri del tuo team sull’avanzamento del piano di progetto. Non solo ti consentirà di prevedere e gestire qualsiasi tipo di ritardo, ma puoi anche deviare ulteriore aiuto e risorse sui blocchi stradali per non perdere lo slancio.

6. Prepara piani di emergenza per le emergenze

È impossibile identificare e pianificare tutti gli aspetti dell’evento. Possono esserci diverse situazioni impreviste che puoi affrontare prima o anche durante l’evento stesso. Cose come il cattivo traffico o il tempo sono alcuni dei possibili problemi che potresti incontrare. Pertanto, tu e il tuo team dovete disporre di un piano di emergenza per tutte le attività identificate.

È anche fondamentale per i membri del team non solo avere un senso di responsabilità, ma anche buone comunicazioni interne con tutto il personale dietro le quinte, in modo che il piano di emergenza possa essere implementato senza problemi.